Gmina Orchowo Biuletyn Informacji Publicznej

Tryb postępowania ze zgłoszeniami

§ 7

1.      Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, przetwarzania danych osobowych oraz podejmowania działań następczych są upoważnieni imiennie pracownicy, o których mowa w § 4 ust. 4.

2.      Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika, pracownik ten jest zobowiązany do:

1) nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie,

2) niezwłocznego przekazania zgłoszenia upoważnionemu pracownikowi bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.  

 Rejestr zgłoszeń zewnętrznych

§ 8

1.      Zgłoszenia, o których mowa w § 5 rejestrowane są przez pracownika, o którym mowa w § 4 ust. 4.

2.      Rejestr zgłoszeń zewnętrznych zawiera:

1)        numer zgłoszenia;

2)        przedmiot naruszenia;

3)        dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4)        datę dokonania zgłoszenia;

5)        informację o podjętych działaniach następczych (w tym np. wskazanie organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, do którego zgłoszenie zostało przekazane oraz datę przekazania, datę poinformowania sygnalisty o przekazaniu zgłoszenia organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych);

6)        informację o wydaniu – na żądanie sygnalisty - zaświadczenia, potwierdzającego że sygnalista podlega ochronie;

7)        datę zakończenia sprawy;

8)        informację o niepodejmowaniu dalszych działań w związku z ponownym zgłoszeniem tej samej nieprawidłowości;

9)        szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane
w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia, o ile Wójt posiada te dane.

3.  Wzór rejestru zgłoszeń zewnętrznych stanowi załącznik nr 2 do niniejszej procedury.

Etap weryfikacji i działań następczych

§ 9

1.      Pracownik, o którym mowa w § 4 ust. 4:

1) przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne;

2) dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego[1] i jeśli ustali, że:

a) zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie naruszenia nie jest w obszarze/dziedzinie należącym do zakresu działania Wójta przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach 30 dni, do organu właściwego do podjęcia działań następczych, o czym informuje sygnalistę. Informacja o przekazaniu zgłoszenia do odpowiedniego organu stanowi załącznik nr 5 do niniejszej procedury.

b) zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie dotyczy naruszeń
z zakresu działania Wójta - rozpatruje zgłoszenie.

2.      W przypadku, o którym mowa w ust.1 pkt 2 lit. b)  pracownik, o którym mowa w § 4 ust. 4, podejmuje:

1) działania następcze z zachowaniem należytej staranności;

2) przekazuje sygnaliście, jeśli ten podał adres do kontaktu:

a) potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zewnętrznego niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, chyba że sygnalista wyraźnie wystąpił z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo Wójt ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie tożsamości sygnalisty. Wzór informacji o potwierdzeniu przyjęcia zgłoszenia stanowi załącznik nr 3 do niniejszej procedury.

b) informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po wcześniejszym poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu 3 miesięcy. Wzór informacji zwrotnej dla sygnalisty stanowi załącznik nr 6 do niniejszej procedury.

c) informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających, wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego. Wzór informacji zwrotnej dla sygnalisty o wyniku działań następczych stanowi załącznik nr 8 do niniejszej procedury.

d) zaświadczenie (nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania wydania zaświadczenia), w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie. Wzór zaświadczenia stanowi załącznik nr 9 do niniejszej procedury,

e) prośbę o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu, z zastrzeżeniem § 10-11. Wzór wezwania o udzielenie wyjaśnień-dodatkowych informacji stanowi załącznik nr 4 do niniejszej procedury. 

§ 10

            W przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, nie przedstawiono istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym pracownik, o którym mowa w § 4 ust. 4, może nie podjąć działań następczych. Informacja o niepodjęciu działań następczych z podaniem uzasadnienia przekazywana jest sygnaliście. Wzór informacji o niepodjęciu działań następczych stanowi załącznik nr 7 do niniejszej procedury. W razie kolejnego zgłoszenia – pozostawiana jest bez rozpatrzenia; o tym fakcie nie informuje się sygnalisty. 

§11

            W przypadku, gdy sygnalista sprzeciwi się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji, lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości – odstępuje się od tego żądania.

§ 12

            W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego  pracownik, o którym mowa w § 4 ust. 4, może przekazać zgłoszenie zewnętrzne jednostkom organizacyjnym lub innej jednostce, której powierzono zadania w drodze porozumienia. 

 Postępowanie ze zgłoszeniami anonimowymi

§ 13

            Informacje o naruszeniach prawa zgłoszone anonimowo są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych i pozostają bez rozpatrzenia.